年会策划是一个专业且系统化的过程，在策划前，首先我们必须要掌握此次年会中整体的流程和内容的一系列内容。例如，我们需要考虑到此次企业年会策划的目的、时间的安排、年会的人员管理、年会场地的选择、餐饮管理问题、以及节目的策划、编排、年会亮点的策划和年会活动流程的安排等一系列与年会相关所有内容。其次我们还需要合理的安排企业年会场地的布置问题。例如，企业年会活动现场的人员把控安排、年会场地的布置、整体的预算、物料的管理以及舞美灯光的设计等问题，这些都是我们在策划中应该注意、重视的要点。
举办一场成功的年会还会涉及到多方面的人员和工作的安排，有人负责采购一切活动所需要的物品，有人负责与场地进行联系及协调工作，有人负责公司内部的协调工作等等，每个人都将独立负责自己的环节部分的准备工作，并及时统一向负责人报告，确保活动的顺利进行。同时，负责人也应准备一套应急预案以确认突发情况的发生。
年会有各种不同的类型，有的是答谢客户的，有的是员工总结大会，所以在策划之前需要明确任务，不同的会议需要营造不同的环境，活动的召开是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息，设计出完美的年会方案是举办一场成功的企业年会的第一步。