“机会是留给有准备的人的”，对于一个人而言，不论做任何事情，都要做足充分的准备，否则，你将引来的必是失败的教训。那么，对于一次会议而言，第一步的准备工作是否也如此重要呢?我们又应该做那些准备工作呢?什么样的会前准备才能使会议顺利的完成呢?下面，大同米廷会展根据多年的会议服务经验为大家介绍一下会议准备工作的流程。
首先，会议场地的预约。
会议场地可以根据主办方的要求或是会议的级别、会议的情况来有选择性的预定。在会场预约时，还要注意此次会议是否需要会议分场，如果有会议分场需要，我们就应该考虑会议分场的预定地点，之后有选择的为顾客提供会场预定。
其次，会场的布置和设备的调试。
会场的布置情况要根据会议的主题以及会议的具体情况来设计布置，大多数的会议布置只要周到、细致便可以。如果会议主办方又特别要求，我们也可以根据主办方的意愿为其量身定制会议布置的策划方案。在所有会场布置的任务完成之后，我们应该注意的是会议多媒体设备的调试工作，根据要求在调试后我们要进行一次演练，确保会议的正常进行。
第三，印刷材料的设计与制作。
这里所说的印刷材料是指会议是用的资料。一定要根据会议的具体要求，设计资料的内容、图案，并在指定的时间制作好送到会场。
第四，参会者的接送安排。
提前确认好参会者到达的时间，并提前预定好车辆，在参会者到达当天安排指定车辆分别在机场、车站迎接参会来宾。
第五，参会者的用餐安排。
根据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等等;根据参会人员的具体情况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。
最后，参会者空闲时间的安排。
根据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式;设计专门的旅游线路。
以上六点是大同米廷会展根据多年的会议接待服务经验总结出来的。我们认为，通过充分的会议准备、通过书面通知的形式告知参会者会议的目的、意图以及会议对与会者发言的要求等情况。良好的会议准备工作能够帮助你节省会议时间，同时减少会议中可能出现的各种冲突，使会议井然有序、卓有成效。大同米廷会展业一直以最专业的服务态度为客户提供最专业的私人定制的服务。大同米廷会展有限公司全体员工期待您的诚挚的光临。